В повседневной жизни организации регулярно сталкиваются с огромным количеством документов, которые требуется правильно оформить, нумеровать и архивировать. Все эти документы составляют номенклатуру дел организации. Номенклатура дел – это список всех деловых документов, которые создаются и обрабатываются в организации. Она является важным элементом организации документооборота и помогает сделать его более упорядоченным и структурированным.

Основная цель номенклатуры дел – обеспечить систематизацию и классификацию информации внутри организации, чтобы иметь возможность быстро находить необходимые документы. В номенклатуре дел прописывается наименование каждого дела с указанием его номера и срока хранения. Нумерация дел идет по порядку и может быть представлена в виде таблицы или специальных бланков, которые заполняются по мере поступления документов. Также в номенклатуре дел указываются сроки хранения каждого дела, что позволяет в дальнейшем осуществлять своевременное уничтожение документов, не являющихся архивными.

Один из важных элементов номенклатуры дел – это образцы документов, в том числе и жалобы. Жалоба является письменным обращением гражданина или организации к компетентным органам или представителям организации с требованием рассмотреть определенный вопрос или разрешить возникшую проблему. Жалобы, как и другие типы деловых документов, имеют свой уникальный номер, наименование и срок хранения. Образец жалобы можно использовать в организации для составления письменного обращения и обеспечения единого стандарта оформления таких документов.

Номенклатура дел организации: что это, образец

Номенклатура дел организации: что это, образец

Номенклатура дел определяет наименование, тип и характер документа, срок его хранения, ответственное лицо, относящееся к делу и другую необходимую информацию.

Номенклатуру дел составляют в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации. Основная цель составления номенклатуры дел – обеспечить систематизацию и учет всех документов, а также облегчить доступ к ним в рамках организации.

Пример номенклатуры дел организации:

1. Управление документацией.

1.1. Организационные и регистрационные документы.

1.1.1. Устав организации.

1.1.2. Положение о структурных подразделениях.

1.1.3. Положение о системе управления качеством.

1.2. Документы по учету и контролю производства.

1.2.1. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

1.2.2. Журнал учета документов внутри организации.

READ
МРОТ в Чеченской Республике: актуальные данные и изменения

1.2.3. Документы по контролю за исполнением приказов.

2. Бухгалтерский учет.

2.1. Документы по начислению и выплате заработной платы.

2.1.1. Табель учета рабочего времени.

2.1.2. Расчетный листок по зарплате.

2.1.3. Платежные ведомости для перечисления заработной платы.

2.2. Документы по учету имущества организации.

2.2.1. Акт приемки передачи материальных ценностей.

2.2.2. Накладные на перемещение материальных ценностей.

2.2.3. Акты инвентаризации.

Это лишь небольшой пример номенклатуры дел, так как она может быть очень разнообразной и зависеть от специфики организации.

Каждая организация имеет свою номенклатуру дел, которая должна быть внесена в документацию и доступна для всех сотрудников, занимающихся документооборотом.

Следует отметить, что правильная организация номенклатуры дел помогает обеспечить эффективность управления документами и их сохранность.

Определение номенклатуры дел

Определение номенклатуры дел

Цель номенклатуры дел – обеспечить систематизацию, структурирование и классификацию документов в организации. Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации и включает в себя различные типы документов: служебные записки, приказы, договоры, отчеты, письма и др. Каждому типу документа в номенклатуре дел присваивается уникальный код или номер.

Основные принципы построения номенклатуры дел:

Основные принципы построения номенклатуры дел:

  • Систематизация – разделение документов на категории в соответствии с их содержанием, характером, функциями и целями.
  • Структурирование – распределение документов по подразделам и папкам в соответствии с их тематикой или процессами в организации.
  • Классификация – установление иерархической системы классов и подклассов, которые отражают все аспекты деятельности организации.
  • Уникальность – каждому типу документа присваивается уникальный код или номер для идентификации и быстрого поиска.
  • Актуализация – номенклатура дел должна регулярно обновляться и дополняться в соответствии с изменениями в деятельности организации.

Пример номенклатуры дел:

Пример номенклатуры дел:

1. Административная деятельность

    1.1. Приказы

    1.2. Положения

    1.3. Инструкции

2. Финансовая деятельность

    2.1. Договоры

    2.2. Отчеты

3. Кадровая деятельность

    3.1. Трудовые договоры

    3.2. Личные дела сотрудников

Приведенный пример демонстрирует иерархическую структуру номенклатуры дел, включающую разделы и подразделы, а также основные типы документов, присущие каждому разделу.

Структура номенклатуры дел

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой организационную систему классификации и структуризации документов в организации. В каждой организации номенклатура дел может отличаться в зависимости от специфики ее деятельности и требований законодательства.

READ
5 оптимальных предложений по выбору франшизы аптеки

Структура номенклатуры дел включает в себя следующие элементы:

1. Группа дел

1. Группа дел

Группа дел – это основной элемент номенклатуры, который объединяет дела, относящиеся к одному или нескольким общим параметрам. Группа дел может формироваться по принципу тематики, функциональности или подразделений организации.

2. Дело

2. Дело

Дело – это совокупность документов, связанных между собой по содержанию и принадлежащих к одной теме. Каждое дело может содержать различные типы документов, такие как приказы, протоколы, отчеты и т.д.

Структура номенклатуры дел может быть организована в виде таблицы, где каждая строка таблицы представляет собой группу дел, а каждый столбец таблицы – атрибуты этой группы дел, такие как название, код, дата создания и др. Пример структуры номенклатуры дел представлен в таблице ниже:

Номер Группа дел Описание Ответственный
1 Финансовые документы Дела, связанные с финансовой деятельностью организации Главный бухгалтер
2 Кадровые документы Дела, связанные с управлением персоналом Руководитель отдела кадров
3 Корреспонденция Все входящие и исходящие письма и документы Секретарь

Такая структура номенклатуры дел позволяет организовать документооборот в организации и облегчить работу с документами, обеспечивая их быстрый доступ и систематизацию.

Примеры номенклатуры дел по категориям

Примеры номенклатуры дел по категориям

Номенклатура дел в организации может быть организована по различным категориям, чтобы облегчить учет и хранение документов. Вот несколько примеров номенклатуры дел по категориям:

1. Финансовые документы

1. Финансовые документы

1.1. Финансовая отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств.

1.2. Договоры и счета: договоры с поставщиками, договоры с клиентами, счета-фактуры.

1.3. Банковские документы: квитанции о платежах, выписки из банковских счетов, банковские гарантии.

2. Кадровые документы

2. Кадровые документы

2.1. Личные дела сотрудников: анкеты, трудовые договоры, справки о доходах и вычетах.

2.2. Отпуска и больничные: заявления на отпуск, больничные листы, справки МСЭ.

2.3. Командировки: приказы на командировку, отчеты о командировочных расходах.

3. Юридические документы

3. Юридические документы

3.1. Учредительные документы: устав, свидетельство о государственной регистрации, протоколы общих собраний.

3.2. Договоры и иски: договоры с партнерами, документы по искам и претензиям, протоколы разногласий.

3.3. Патенты и лицензии: патентные свидетельства, лицензии на использование программного обеспечения.

READ
Договор субаренды автомобиля: особенности, права и обязанности

Это лишь небольшой пример номенклатуры дел. Каждая организация может разработать свою собственную номенклатуру, исходя из своих специфических потребностей и требований законодательства.

Видео:

2 номенклатура дел

Вебинар: "Воинский учет в организации: организуем и ведем правильно"

Составление номенклатуры дел в организациях. Вебинар отдела комплектования 29.05.2020