Служебная записка на командировку – это документ, который оформляется сотрудником организации, чтобы получить разрешение на временное отстранение от основной работы с целью выполнения определенных служебных задач в другом городе или стране. В данной записке также указываются сроки, цель командировки и информация о предполагаемых расходах, включая вопросы выплат.

В каждой организации существуют определенные правила, регламентирующие условия и порядок командировок. Для удобства сотрудников и соблюдения стандартов внутреннего документооборота, часто используются образцы служебных записок на командировку.

Записка должна быть подготовлена сотрудником и утверждена руководителем организации или представителем управленческого органа, который принимает решение о командировке. Однако, оформление запроса на командировку, а также раздел выплат, часто регламентируются внутренними правилами компании.

В данной статье мы рассмотрим пример служебной записки на командировку с разделом “Выплаты”. Этот раздел предназначен для указания всех расходов, которые понесет сотрудник во время командировки. Такая информация важна для организации, так как позволяет грамотно спланировать бюджет и определить размер выплат, которые будет производить работодатель.

Служебная записка на командировку:

Служебная записка на командировку:

В служебной записке на командировку необходимо указать следующую информацию:

  1. ФИО сотрудника, которого назначают на командировку
  2. Цель командировки и описание предстоящей работы
  3. Сроки и даты командировки
  4. Используемый вид транспорта и необходимость организации проезда и проживания
  5. Согласование командировки с руководителем и подписи ответственных лиц

Также необходимо учитывать, что служебная записка на командировку должна быть составлена в соответствии с установленными в организации правилами, предоставлена заранее для ознакомления и согласования с руководством. Кроме того, документ должен быть подписан ответственными лицами и иметь печать организации.

Во избежание возможных проблем и конфликтов, служебная записка на командировку должна быть составлена в достаточно подробной форме и содержать всю необходимую информацию. Таким образом, она может служить основанием для официальной командировки сотрудника, а также защитой его прав и интересов.

Образец документа

Образец документа

Ниже приведен образец служебной записки на командировку:

Уважаемый (ФИО начальника или руководителя организации),

Прошу Вас разрешить отправить меня в командировку с 01.01.2023 по 31.01.2023 в город Санкт-Петербург для участия в конференции “Современные методы управления бизнесом”.

READ
Калькулятор расчета индексаций по заработной плате: быстрый и удобный способ определить ожидаемую индексацию

Во время командировки я планирую посетить следующие мероприятия:

  1. Конференция “Современные методы управления бизнесом”, которая пройдет с 05.01.2023 по 07.01.2023.
  2. Встреча с партнерами компании в офисе нашего филиала в Санкт-Петербурге, которая запланирована на 10.01.2023.
  3. Визит к представительству нашего банка для обсуждения вопросов финансового сотрудничества, назначенный на 15.01.2023.

В связи с этим, прошу предоставить мне следующие документы и средства:

  • Приказ о направлении в командировку;
  • Служебное задание на выполнение служебных обязанностей;
  • Авансовый отчет для осуществления расчетов во время командировки;
  • Билеты на самолет/поезд;
  • Бронирование гостиницы.

Обязуюсь предоставить отчет о выполненных задачах и расходовать полученные средства в соответствии с утвержденным бюджетом.

С уважением,

(ФИО сотрудника)

Выплаты командировочные:

Выплаты командировочные:

Во время командировки сотрудник имеет право на компенсацию расходов, связанных с проживанием и питанием.

В зависимости от длительности командировки и места её проведения, установлены разные нормы выплат:

  • Выплата за каждый полный день командировки включает расходы на проживание и питание согласно установленным нормам.
  • Записывается сумма нормы дневного содержания для каждого города или региона, в котором будет находиться сотрудник.
  • Обратите внимание, что при превышении установленной суммы нормы, дополнительные расходы могут быть возмещены только при наличии необходимых документов и разрешения руководителя.

Также следует помнить, что выплаты командировочных осуществляются в соответствии с действующим законодательством и организационными правилами компании.

Как оформить и получить

Как оформить и получить

Служебную записку необходимо подписать руководителем организации и утвердить отделом кадров. Затем она направляется в командировочную службу, где производится проверка и подготовка документов. Важно помнить, что командировку следует планировать заранее, чтобы быть уверенным в доступности нужной даты и места.

Документы для оформления командировки:

Документы для оформления командировки:

  • Паспорт и копия паспорта;
  • Трудовая книжка и заверенная копия;
  • Служебная записка;
  • Справка о зарплате и соответствующие документы;
  • Заявление на командировку;
  • Подтверждение о записи на конференцию/семинар/совещание;
  • Другие документы, необходимые для целей командировки.

Необходимость получения визы:

Необходимость получения визы:

Если командировка требует выезда за границу, необходимо заранее проверить требуются ли для посещения страны виза или другие документы. В случае необходимости визы, следует обратиться в консульство или визовый центр со всеми необходимыми документами.

READ
Субсидия для ИП в период коронавируса: условия и порядок получения

После оформления командировки и получения всех необходимых документов, можно приступать к подготовке к командировке – бронированию билетов, резервированию гостиницы и организации трансфера.

Важно помнить, что процедура оформления командировки может отличаться в разных организациях и для разных целей командировки. Поэтому рекомендуется ознакомиться с внутренними правилами и требованиями компании.

Выплаты по командировке:

Выплаты по командировке:

1. Дневные расходы:

На время командировки сотруднику предоставляется определенная сумма для покрытия дневных расходов, включающая питание, проживание и транспортные расходы. Данная сумма выплачивается в соответствии с действующими нормами и регулируется законодательством о командировках.

2. Проездные расходы:

Сотрудник имеет право на компенсацию затрат, связанных с проездом к месту проведения командировки. В зависимости от способа передвижения (автомобиль, самолет, поезд), проездные расходы могут быть возмещены либо путем компенсации затрат на топливо, авиабилеты или железнодорожные билеты, либо выплатой денежной компенсации.

3. Оплата проживания:

При командировке в другой город или страну, сотруднику предоставляется возможность остановиться в гостинице или арендовать жилье. Оплата проживания осуществляется компанией и включает в себя все расходы на аренду жилья, питание и услуги гостиницы.

4. Другие расходы:

Помимо вышеуказанных расходов, возникающих во время командировки, сотрудник имеет право на возмещение других расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей. К таким расходам могут относиться оплата дополнительных услуг, расходы на международные переводы, такси и прочие необходимые расходы, подтвержденные документально.

Все выплаты по командировке производятся в соответствии с действующим законодательством и утвержденными внутренними нормативными актами компании.

Видео:

Как написать служебную записку ➤ Советы начинающим работникам

Служебная командировка. Документальное оформление.

Как сохранить лицо собеседнику, а заодно и себе. Этикет, этика, урок этикета от Марии Буше.